本イベントの開催地（さいたま市民会館おおみや＝レイボックホール）は屋内であるため、台風など悪天候等で、列車の遅延等あっても、原則イベントは開催する物とする。
ただし、首都圏のJR及び私鉄の各列車運行状況が、ほぼ動いていないなどの状況で、出演者やスタッフも含めて、来場が難しいと判断される場合は、
前日の23時までに開催中止の判断を告知する。
前日23時の決定については、22時30分より、主催者の代表もしくはそれに準ずる担当者が出席する話し合い等によって決定を行うものとする（明らかに開催が困難と判断できる場合は更に早い段階で話し合いを行う）。
告知方法については、公式サイトでの公開を原則とし、可能な限りこれに準ずるウェブサイトやSNS等にて行うものとする。
なお、巨大地震などの発生の影響や、政府による緊急事態宣言の発令などで、会場自体が使用できない場合、会場側からの通知をもって、早期に中止を判断する場合がある。